会議を仕切って“できる感”をアピールしよう 〜ファシリテーション技法の紹介〜
会議は企業の質を左右するほどの重要な要素です。これが上手くできない会社は、間違いなく迷走します。そこで今回は、会議をスムーズに進行させるファシリテーションの技術を簡単にまとめてみました。
なにより会議を上手に進行できる人は、上司からの覚えがめでたくなること間違いなし。これを利用しない手はないですよね。
■ファシリテーションのポイント
1.役割を決める
まずは「進行役（ファシリテーター）」「意志決定者」「タイムキーパー（書記など）」の3つの役割を担う人を決めます。ここで間違った割り振りをしてしまうと、その時点で会議はアウトです。
たとえば「進行役を社長が担当する」という風にしてしまうと、必ず社長の考えが結論になるよう会議が誘導されてしまうでしょう。そうならないために、適材適所の割り振りを行うようにしてください。
ちなみにファシリテーターは、ナンバー２くらいの立場の人が行うとスムーズです。ですから立場的には下の方でも、ファシリテーションができる人は一目置かれる存在となります。
2.「目的」と「目標」を明確にする
目的を明確にせず会議をしていると、「あれ？これってつまりどうなればゴールなわけ？」という？マークが参加者の頭の上を旋回し、議論が平行線をたどったあげくに「結局何も決まらなかった」なんてことになりかねません。
ですから会議を行うときには、「何の目的で会議を行っているのか」また「どのような結論が出ればゴールなのか」という2点を必ず明確にしておきましょう。
そして意見を交わすときは、「どうすれば目的を達成できるか」という点だけに絞って話すと良いでしょう。
3.会議の進め方（時間配分など）を決めてから始める
会議には「情報交換の時間」「アイデア出しの時間」「分析の時間」「意志決定の時間」などのパートがありますが、効率の良い会議を行うためには、「どの時間」が「どのくらい」必要なのかを考えておかなければなりません。時間を決めずに行う会議は生産性の低下を助長させるだけです。即刻やめましょう。と、言いつつ自分もなかなかやめられないのですが…。
以上がファシリテーション技術のさわりになりますが、これを意識するだけでも会議は相当変わると思います。もっと深く学びたいとう方は、講座やセミナーなどがあちこちで開催されているので、試しに参加してみてはいかがでしょうか。
こんなのとかありますよ。
